Guide du portail RH

Vue d'ensemble

Le portail RH réunit trois espaces : le hub public, l'espace RH (ces écrans d'administration) et l'espace collaborateur (application mobile installable). Il couvre les présences, les absences, les tâches et les comptes.

• Notion reste la source de vérité. Chaque écriture (absence validée, tâche, pointage) est poussée dans la bonne base Notion, et le portail garde une copie locale (« miroir ») pour afficher vite, sans interroger Notion en permanence.
• Tout est « best-effort ». Si Notion, un e-mail ou une notification échoue, l'action métier n'échoue jamais : elle est enregistrée, la synchronisation se fait en tâche de fond.
• Les heures sont celles du serveur (fuseau du Mali), jamais celles du téléphone : impossible de les trafiquer.
• Deux écrans de pilotage récents : Intégrité des tâches, pour retrouver et réparer en masse les tâches invisibles, et Volume horaire, pour mesurer les heures réellement exécutées sur la période de votre choix.

Un principe transverse : on ne bloque jamais un pointage ou une saisie ; on rend les anomalies visibles (badge « suspect », file « à valider », alerte e-mail) et le RH tranche.

Demandes d'absence & circuit de signature

Le collaborateur dépose une demande (permission en heures, permission en jours ou congé). Vous pouvez aussi saisir au nom d'un collaborateur (maladie, absence constatée), dates passées autorisées.

Le circuit

Depuis le 5 août 2026, l'approbateur n'est plus le responsable du département mais le superviseur désigné du demandeur (onglet Collaborateurs). Deux circuits coexistent :

• 1 · Demandeur le collaborateur signe sa demande.
• 2 · Superviseur approbation du superviseur désigné — uniquement si le demandeur en a un. Il la retrouve dans son onglet Demandes → À valider.
• 3 · RH vous validez puis signez la case RH. Toujours présent, quel que soit le circuit.
• 4 · Président uniquement quand le demandeur encadre lui-même des collaborateurs et n'a personne au-dessus de lui. Un collaborateur qui n'encadre personne ne passe jamais par le Président, qu'il ait ou non un superviseur — l'exception « chef de département » est levée depuis le 5 août 2026.

Un signataire ne peut jamais signer la case d'une demande qui est la sienne (anti-auto-signature) — un superviseur qui demande une absence ne s'auto-approuve donc pas, et le Président ne signe pas sa propre demande.

Désigner un superviseur

Onglet Collaborateurs → fiche du collaborateur → champ Superviseur. C'est le RH, et lui seul, qui attribue. Le système refuse trois cas : se superviser soi-même, désigner un compte désactivé, et créer un cycle direct (A supervise B qui supervise A).

Côté collaborateur, l'effet est immédiat et visible : le supervisé lit le nom de son superviseur dans Profil → Ma hiérarchie, et le superviseur voit apparaître un bouton « À valider » dans son onglet Demandes, avec son équipe. Désigner un superviseur reste utile même quand le circuit ne change pas : c'est ce qui permet à l'encadrant de valider et de suivre les demandes de son équipe.

Le superviseur est prévenu dès le dépôt de la demande (push + e-mail), puis une seconde fois quand sa signature est attendue. Depuis le 5 août 2026 il peut valider lui-même les demandes de son équipe, sans attendre le RH — vous conservez ce pouvoir à l'identique, le premier qui valide ouvre le circuit. Une demande validée par un superviseur est tracée à son nom, pas au vôtre.

Débloquer une étape Président

Le circuit senior s'arrête au Président. Si cette signature ne vient pas, la demande reste figée indéfiniment. Le RH dispose d'une sortie de secours : clôturer l'étape Président à sa place, avec un motif obligatoire. L'action est tracée (qui a forcé, pourquoi) et refusée tant que les étapes précédentes ne sont pas signées.

À utiliser avec parcimonie : c'est une dérogation au circuit, pas un raccourci de routine. Le motif reste lisible dans l'audit.

Ce qui part dans Notion

Base Rapport Absences : la page est créée dès la validation RH avec Date, Motifs d'absences, Justifié, Durée, Entités, le collaborateur (Champions) et l'Approbateur (le superviseur, ou le validateur RH à défaut). À la signature complète, un « signée le… » est ajouté. Une demande refusée/annulée archive la page.

Notifications : le demandeur reçoit un push à chaque décision ; chaque signataire est prévenu à son tour (push collaborateur/superviseur, e-mail RH/Président) ; une nouvelle demande envoie un e-mail aux comptes RH.

Présences au bureau

Un écran à l'entrée affiche un QR qui tourne toutes les 30 secondes (jeton signé, infalsifiable). Le collaborateur le scanne pour son arrivée puis son départ. Créez et gérez les kiosques dans Paramètres (nom, activation, allowlist IP).

Scan suspect : un pointage dont l'IP est hors de l'allowlist du kiosque est quand même enregistré mais marqué « suspect », et un e-mail vous est envoyé (1 max par collaborateur et par jour). Un départ avant 17 h est accepté et badgé « départ anticipé ».

Ce qui part dans Notion

Chaque pointage bureau est miroité dans la base Pointage bureau (nom, date, arrivée/départ, source), et un tableau mensuel par tranches est tenu à jour dans les pages Collaborateurs.

Terrain (missions chez les clients)

• QR de mission : un chef affecté affiche un QR ; ses équipiers le scannent et sont validés d'office (sans passer par la file).
• Carte : quand la position est disponible, un lien « Carte » (OpenStreetMap) s'affiche par pointage.

Notion : base Registre de pointage terrain (nom, client, heures + badges). Aucune position GPS n'est écrite dans Notion — elle reste côté RH, sur la carte. Un pointage non prévu vous envoie un e-mail ; votre décision envoie un push au collaborateur.

Module Tâches & Revue Hebdo

Le portail devient le seul chemin d'écriture des tâches vers Notion (V3-TACHES et FAMOC). Cela supprime les tâches orphelines (suppressions directes dans Notion) et impose le bon format : parent obligatoire, projet/service recopié sur chaque sous-tâche, temps en heures décimales, responsable renseigné. Écriture synchrone : si Notion refuse, rien n'est créé.

Qui voit quoi (depuis le 3 août 2026). Un collaborateur voit une tâche s'il en est responsable dans Notion, ou si son nom figure sur le projet — PROJET-BDD-SK porte neuf propriétés personne (Chef Mission, Réviseur Qualité, Directeur de Mission, OM Projet, Assistants Projet, Rh Projet, Compta Interne, Support It, Bdev). Être cité sur un projet donne accès au projet et à toutes ses tâches, y compris celles sans responsable. C'est ce qui corrigeait la plainte « je ne vois pas toutes mes tâches ni tous mes projets » : 20 collaborateurs ont ainsi récupéré 1 825 tâches jusque-là invisibles.

Conséquence pratique : pour donner accès à quelqu'un, il suffit de le mettre sur le projet dans Notion. La table est resynchronisée chaque nuit ; pour l'appliquer tout de suite : docker exec rh-backend python scripts/sync_projet_membres.py. Une personne citée sans compte portail actif est simplement ignorée (34 cas aujourd'hui).

La création de projet a été retirée de l'espace collaborateur : les projets se créent dans Notion et remontent automatiquement dans le sélecteur.

Le brouillon de rapport hebdomadaire

Le bouton « Rapport hebdomadaire · brouillon » produit, à partir de la semaine et de la base affichées, un texte prêt à relire : heures, avancement, blocages, retards, non attribué. Vous pouvez le copier, le télécharger en .md ou l'envoyer au RH par e-mail.

Ce texte est déterministe : il est calculé par le serveur à partir des chiffres déjà affichés à l'écran, sans intelligence artificielle et sans second calcul. Deux ouvertures sur la même semaine donnent donc exactement le même texte, et le rapport ne peut pas annoncer un chiffre différent de l'écran qui est derrière. Il reste un brouillon : relisez-le avant de l'envoyer.

Ce que le collaborateur voit et peut faire

• « Voir toutes les tâches du projet » : sous chaque projet, le collaborateur charge la totalité des tâches du projet, y compris celles sans responsable, et il est prévenu du nombre restant.
• « M'attribuer » : il se déclare responsable d'une tâche non attribuée. Si la tâche appartient déjà à quelqu'un, il est ajouté aux responsables : personne n'est jamais retiré, et le geste est tracé dans le journal d'audit.
• Journal rapide : depuis l'accueil, il saisit ses heures du jour en quelques secondes. Sur une tâche parente, l'appli crée une sous-tâche datée du jour plutôt que d'écrire le temps sur la parente : c'est ce qui empêche le double comptage des heures. La saisie fonctionne hors ligne et ne peut pas être enregistrée deux fois.
• Mon volume horaire : il consulte ses propres heures et ses propres alertes (voir la section Volume horaire).

Le garde-fou « responsable obligatoire »

Un paramètre en base, taches_responsable_obligatoire, refuse la création d'une tâche sans responsable identifié. Il est inactif par défaut : activez-le seulement une fois le compteur « comptes sans personne Notion » revenu à zéro sur l'écran Intégrité des tâches, sinon vous bloqueriez la saisie des collaborateurs mal reliés au lieu de corriger leur fiche.

L'assistant de saisie

Le collaborateur peut décrire sa tâche en une phrase et laisser l'appli pré-remplir titre, projet et service. L'assistant propose seulement : rien n'est écrit tant que le collaborateur n'a pas validé le formulaire.

Désactivé par défaut. La carte n'apparaît dans l'appli que si le serveur annonce l'assistant disponible, ce qui suppose une clé ANTHROPIC_API_KEY renseignée et IA_SAISIE_ACTIVE armé. Tant que ce n'est pas le cas, les collaborateurs ne voient rien et il n'y a rien à leur expliquer. Le rapprochement des projets et services, lui, fonctionne sans clé.

Notion : titre → Taches, relation tâche parent, Temps Planifié/Exécuté (décimal), Statut Sous-tâche, Priorité, Deadline, Responsables (via le sigle CHAMPION), Service/Département et le projet/DAO — recopiés sur chaque sous-tâche.

Intégrité des tâches

L'écran Pilotage → Intégrité des tâches rassemble les tâches qui existent dans Notion mais qui n'apparaissent nulle part pour personne, et permet de les réparer en masse. C'est l'outil qui remplace les corrections une par une dans Notion.

Traiter la cause avant les conséquences

Un bandeau en haut de l'écran compte les comptes collaborateurs actifs non reliés à une personne Notion. Tant qu'il n'est pas à zéro, réparer ne suffit pas : chaque tâche que ces comptes créent reperdra son responsable à la synchronisation de la nuit suivante. Corrigez le champ Sigle dans CHAMPION-BDD-SK, resynchronisez les collaborateurs, puis revenez réparer.

Les cinq familles d'anomalie

• Sans responsable : ni collaborateur ni lien de responsabilité. La tâche n'est dans « mes tâches » de personne. C'est la cause n° 1 des tickets.
• Sans rattachement : ni projet, ni DAO, ni table Business Dev. La tâche tombe dans « Sans projet » et n'alimente aucun tableau de bord de mission.
• Parente disparue : la tâche cite une parente qui n'existe plus. Il faut la détacher pour qu'elle redevienne une tâche de premier niveau.
• Projet inconnu : le projet est renseigné mais absent du cache du portail. Resynchronisez les projets, ou rattachez la tâche au bon projet.
• Heures comptées deux fois : une tâche parente porte un temps réalisé alors que ses heures viennent déjà de ses sous-tâches. Le bouton « Transférer le temps » déplace ce temps dans une sous-tâche de reclassement.

Volume horaire

L'écran Pilotage → Volume horaire répond à une question simple : combien d'heures ont réellement été exécutées, par qui et sur quoi, sur la période de votre choix. Il complète la Revue Hebdo, qui est bornée à une semaine.

Règle de comptage : seules les sous-tâches comptent, et une tâche est rangée dans la période par sa date d'exécution. Le temps d'une parente vient déjà de ses sous-tâches : l'additionner compterait les heures deux fois. Une tâche à plusieurs responsables est imputée au premier, ce qui garantit que la somme des lignes égale le total ; c'est aussi ce qui explique qu'un collaborateur voie, sur son propre écran, un chiffre légèrement supérieur au vôtre.

Corollaire à rappeler aux équipes : une tâche faite mais non datée n'apparaît nulle part. Un volume anormalement bas est presque toujours un défaut de saisie, pas un défaut de travail.

Collaborateurs & comptes

Soldes de congés

• Acquisition : 2,5 jours/mois (30 j/an), créditée automatiquement chaque mois.
• Solde initial : à saisir une fois par collaborateur (reprise de l'existant).
• Ajustement : correction manuelle signée, motif obligatoire, tracée.
• Déduction : seuls les congés déduisent, à la validation RH (permissions et maladie n'ont aucun impact). Un refus/annulation ultérieur restitue.

Le solde est le cumul de tous les mouvements (grand livre auditable) — aucune valeur figée à corriger à la main. Export CSV par année.

Sécurité de votre compte

Deux dispositifs, tous deux côté portail RH (ils ne concernent pas l'appli collaborateur) : la double authentification de votre compte, et le parcours « Mot de passe oublié » en libre-service.

Double authentification (2FA)

Elle ajoute, après le mot de passe, un code à 6 chiffres affiché par une application d'authentification sur votre téléphone. L'activation est volontaire et compte par compte : rien ne l'impose.

• 1 · Préparer Paramètres → Sécurité → « Activer la double authentification ». Ouvrez votre application d'authentification et ajoutez un compte en scannant le QR affiché (ou en saisissant la clé donnée juste en dessous).
• 2 · Confirmer recopiez le code à 6 chiffres, puis « Confirmer et activer ». Si le code est refusé, vérifiez d'abord l'heure de votre téléphone : un décalage est la cause habituelle.
• 3 · Noter les codes de secours huit codes vous sont affichés une seule fois. Conservez-les hors du téléphone : ce sont eux qui vous sauvent en cas de perte de l'appareil.

Désactiver sa propre 2FA exige à la fois le mot de passe actuel et un code valide : une session volée ne suffit pas à la retirer. Toutes ces opérations sont tracées dans le journal d'audit.

Mot de passe oublié

Sur l'écran de connexion, « Mot de passe oublié ? » demande votre identifiant ou votre adresse e-mail et envoie un lien de réinitialisation valable 30 minutes. Le RH peut aussi déclencher ce même envoi depuis la fiche d'un compte (« Envoyer un lien »).

• La réponse affichée est toujours la même, que le compte existe ou non : c'est volontaire, cela évite de révéler qui possède un compte.
• Le lien est à usage unique et cesse de fonctionner dès que le mot de passe a changé par un autre chemin.
• Le mot de passe n'est jamais envoyé par e-mail, ni à l'aller ni au retour.

Sans adresse e-mail sur le compte, ce parcours ne peut pas aboutir. Vérifiez que les comptes admin ont bien une adresse renseignée ; à défaut, la remise à zéro reste manuelle.

Paramètres & Journal d'audit

Quelques réglages sensibles n'ont volontairement pas d'interrupteur dans cet écran et se posent en base ou dans la configuration du serveur : le garde-fou taches_responsable_obligatoire (voir Tâches & Revue) et l'activation de l'assistant de saisie. C'est délibéré : ce sont des décisions d'exploitation, pas des préférences d'affichage.

Notifications

Le collaborateur active les push dans Profil → Notifications. Sur iPhone/iPad, l'appli doit d'abord être ajoutée à l'écran d'accueil. Toutes les notifications sont best-effort : un échec ne bloque jamais l'action.

Questions fréquentes

Un collaborateur dit ne pas recevoir de notifications.

Sur iPhone/iPad, l'appli doit être installée (écran d'accueil) et les notifications activées dans Profil. Le push suppose l'appli fermée/en arrière-plan.

Pourquoi une demande ne passe-t-elle pas par un responsable ?

Aucun responsable n'est défini pour son département. Renseignez-le dans Paramètres → Responsables ; sinon le circuit va directement Demandeur → RH.

Un pointage bureau est faux, comment le corriger ?

La saisie manuelle ne peut pas écraser un vrai pointage QR. Supprimez le pointage erroné, puis ressaisissez l'heure correcte.

Le solde d'un collaborateur semble incorrect.

Le solde est la somme de tous les mouvements. Vérifiez le solde initial, puis corrigez via un « Ajustement » (avec motif) plutôt qu'en cherchant une valeur figée.

Un collaborateur dit ne pas voir ses tâches ou son projet.

Vérifiez d'abord qu'il est bien cité sur le projet dans Notion (une des neuf propriétés personne), puis relancez scripts/sync_projet_membres.py. Vérifiez ensuite qu'il n'a pas deux comptes portail partageant le même utilisateur Notion : les liens partiraient sur le compte désactivé et il ne verrait rien (cas rencontré et corrigé le 3 août 2026).

Une tâche n'apparaît pas dans la Revue Hebdo.

La revue est bornée à la semaine (heures/avancement) selon les dates. Vérifiez la semaine sélectionnée et le filtre de base (V3/FAMOC). Une tâche sans responsable Notion reconnu tombe dans « Non attribué ».

Beaucoup de tâches « sans responsable » reviennent chaque semaine.

Ne réparez pas en boucle : regardez d'abord le bandeau de l'écran Intégrité des tâches. Des comptes collaborateurs actifs non reliés à une personne Notion reperdent leur responsable à chaque synchronisation de nuit. Corrigez le Sigle dans CHAMPION-BDD-SK, resynchronisez, puis réparez.

Le volume horaire d'un collaborateur ne correspond pas au sien.

C'est attendu quand une tâche a plusieurs responsables : l'écran d'administration impute les heures au premier responsable pour que la somme des lignes égale le total, alors que l'écran personnel du collaborateur lui montre toutes ses heures. Son écran lui signale explicitement la part concernée.

Un collaborateur a saisi son temps mais rien n'apparaît.

Vérifiez la date d'exécution : une tâche non datée n'entre dans aucune période. Vérifiez ensuite que le temps n'a pas été porté sur une tâche parente (famille « Heures comptées deux fois », réparable par « Transférer le temps »).

J'ai activé la 2FA et je n'ai plus mon téléphone.

Utilisez un de vos huit codes de secours. À défaut, un compte ADMIN désactive la 2FA du vôtre depuis la fiche du compte ; si le compte bloqué est le compte ADMIN, le service IT dispose de scripts/desactiver_2fa.py sur le serveur.

Un compte admin ne reçoit pas le lien « mot de passe oublié ».

Vérifiez qu'une adresse e-mail figure bien sur le compte : sans elle, le lien ne peut pas partir. Le message affiché à l'écran reste volontairement identique dans tous les cas, il ne vous dira jamais que le compte est inconnu. Le lien expire au bout de 30 minutes.

Puis-je activer l'assistant de saisie ?

Ce n'est pas un réglage de cet écran. Il faut une clé ANTHROPIC_API_KEY et IA_SAISIE_ACTIVE côté serveur : la demande passe par le service IT. Tant que ce n'est pas fait, les collaborateurs ne voient rien et la saisie manuelle reste inchangée.