Comment ça marche ?

Comment faire

1. Ouvrez rh.samko.group et saisissez l’identifiant transmis par le RH (le plus souvent prénom.nom).
2. À la première connexion, l’appli demande de changer votre mot de passe : c’est obligatoire, personne d’autre ne le connaît ensuite.
3. Vous restez connecté 30 jours sur cet appareil. Inutile de vous reconnecter chaque matin.

Si ça bloque

Mot de passe oublié ou compte bloqué : écrivez au RH, lui seul peut le réinitialiser. Ne créez jamais un second compte, cela dédouble votre historique et vous fait perdre la visibilité sur vos tâches.

Pourquoi

Installée, l’appli s’ouvre en un geste depuis l’écran d’accueil, garde votre session, et fonctionne même avec une connexion faible : le pointage se met en file d’attente et part tout seul dès que le réseau revient.

Comment faire

• Android (Chrome) : menu ⋮ puis « Installer l’application » ou « Ajouter à l’écran d’accueil ».
• iPhone (Safari) : bouton Partager puis « Sur l’écran d’accueil ».

À quoi sert chaque onglet

• Accueil : ce qui vous attend aujourd’hui.
• Demandes : vos absences, celles que vous devez signer, et — si vous supervisez des collaborateurs — celles de votre équipe à valider. Trois boutons en haut de l'écran.
• Pointer (bouton central) : arrivée, départ, mission terrain.
• Tâches : votre travail, regroupé par projet.
• Profil : hiérarchie, solde de congés, notifications, mot de passe.

Le bouton « ? »

Il est en haut de chaque page et ramène toujours ici. Vous n’avez pas à retenir où se trouve l’aide.

À quoi ça sert

Enregistrer votre arrivée et votre départ au bureau, en scannant le QR code affiché à l'entrée. L'heure enregistrée est celle du serveur (pas celle de votre téléphone) : impossible de la trafiquer.

Comment faire

1. Ouvrez Pointer dans l'appli, puis « Pointer au bureau » : la caméra s'ouvre, visez le QR de l'entrée.
2. Ou scannez directement le QR avec l'appareil photo de votre téléphone : il ouvre l'appli automatiquement.
3. Le matin → arrivée. En repartant → rescannez, l'appli vous demande de confirmer votre départ.

Bon à savoir

• Le QR change toutes les 30 secondes (sécurité) : c'est normal, scannez celui affiché à l'instant.
• Si vous rescannez dans les 30 minutes qui suivent votre arrivée, rien n'est modifié (pas de faux départ).
• Un départ avant 17 h est accepté mais signalé « départ anticipé ».
• Le dernier pointage de départ de la journée fait foi : vous pouvez le corriger en rescannant.

À quoi ça sert

Pointer votre présence chez un client, en déplacement. Le RH déclare à l'avance vos missions du jour (client + période) : elles s'affichent automatiquement.

Comment faire

1. Ouvrez Pointer → Pointer sur le terrain : vos missions du jour apparaissent.
2. Touchez la carte du client pour pointer votre arrivée, puis à nouveau pour votre départ.
3. Chez un client non prévu ? Utilisez « Je suis chez un autre client ». Le pointage est accepté puis validé par le RH.

La position (GPS)

À chaque pointage terrain, l'appli demande votre position une seule fois, pour attester du lieu. Aucun suivi : pas de trajet, pas de localisation en continu, rien en dehors du pointage.

À quoi ça sert

Quand plusieurs collaborateurs sont ensemble chez un client, le chef de mission (celui qui est affecté au client) affiche un QR. Ses équipiers le scannent pour pointer leur présence, validée d'office (le chef atteste).

Si vous êtes le chef

1. Ouvrez Pointer sur le terrain : sous la mission, touchez « Afficher mon QR de mission ».
2. Montrez l'écran à vos équipiers. Le QR se renouvelle tout seul, laissez-le affiché.

Si vous êtes en renfort (équipier)

1. Scannez le QR du chef avec l'appareil photo, ou dans l'appli « Scanner le QR d'un chef ».
2. Votre présence est enregistrée chez le client du chef, validée automatiquement.

Les 3 types

Permission (heures) Permission (jours) Congé

• Permission en heures : sur une seule journée, avec une heure de départ et une heure de retour.
• Permission en jours / Congé : sur une période (jours ouvrés, week-ends et fériés exclus du décompte).

Comment bien remplir

1. Choisissez le type.
2. Renseignez les dates (pour une permission en heures : le jour + heure de départ et de retour).
3. Écrivez un motif clair (au moins 5 caractères).
4. Ajoutez un justificatif si nécessaire (PDF ou photo, 5 Mo max) — possible même après l'envoi.

Le circuit de signature

Une fois validée — par votre superviseur ou par le RH —, votre demande suit un circuit qui dépend de votre position :

• Vous avez un superviseur : vous → votre superviseur → RH.
• Vous n'en avez pas et vous n'encadrez personne : vous → RH.
• Vous encadrez des collaborateurs sans être vous-même supervisé : vous → RH → Président.

Autrement dit, la signature du Président ne concerne que les superviseurs.

Votre circuit exact est écrit noir sur blanc dans Profil → Ma hiérarchie, avec le nom de la personne qui vous approuve. Vous signez votre partie avec le doigt (signature à l'écran). Chaque intervenant signe à son tour ; quand tout le monde a signé, la fiche PDF est disponible.

Où signer

Onglet Demandes, trois boutons en haut : Mes demandes, À signer (ce qui attend votre signature) et, pour les superviseurs, À valider (les demandes de votre équipe). Deux listes séparées exprès pour que les deux ne se mélangent pas.

Suivre & annuler

• Le statut évolue : Soumise → Validée RH → En signature → Signée (ou Refusée).
• Vous pouvez annuler une demande tant qu'elle est encore « Soumise ».
• La fiche PDF signée est téléchargeable une fois la demande « Signée ».

Qui approuve mes demandes

Ouvrez Profil → Ma hiérarchie : la carte nomme votre superviseur et écrit votre circuit en toutes lettres. Plus besoin de deviner qui bloque une demande.

Si elle indique « Aucun superviseur désigné », vos demandes partent directement au RH. Le Président ne s'ajoute que si vous encadrez vous-même des collaborateurs.

Si je supervise des collaborateurs

Dans l'onglet Demandes, un troisième bouton « À valider » apparaît à côté de « Mes demandes » et « À signer ». Il n'existe que pour les superviseurs. Vous y trouvez :

• Mon équipe : la liste des personnes dont vous approuvez les absences.
• Les demandes en attente de votre approbation, avec le bouton pour signer.
• Le suivi des autres demandes de votre équipe, avec la mention de l'étape qui les retient.

Voir le détail d'une demande

Touchez une carte — la vôtre ou celle d'un collaborateur que vous supervisez — pour ouvrir son détail : le motif en entier, la période, et surtout le circuit de signatures étape par étape, avec la date de chaque signature et l'étape qui bloque actuellement. C'est la réponse à « où en est ma demande ».

Les boutons de la carte (Annuler, Fiche PDF, Valider, Approuver) restent cliquables sans ouvrir le détail.

Valider, puis approuver : deux gestes distincts

Une demande déposée par votre équipe doit d'abord être validée pour que le circuit de signatures s'ouvre. Vous n'avez plus à attendre le RH : le bouton « Valider la demande » apparaît directement sur la carte. Le RH garde bien sûr ce pouvoir, l'un ou l'autre suffit.

Une fois le circuit ouvert, le collaborateur signe, puis c'est votre tour : le bouton devient « Approuver maintenant ». Vous êtes prévenu deux fois : dès le dépôt, puis quand votre signature est réellement attendue.

Chaque carte indique l'étape qui la retient (« Votre validation », « Signature du demandeur », « Signature du RH »…), pour que vous sachiez toujours si la balle est dans votre camp.

Qui décide de tout ça

L'attribution d'un superviseur se fait par le RH, dans son interface. Si votre hiérarchie affichée ne correspond pas à la réalité, écrivez au RH plutôt que de contourner le circuit.

À quoi ça sert

Saisir vos tâches directement dans l'appli au lieu d'éditer Notion. C'est le seul bon chemin : l'appli écrit dans Notion pour vous, avec le bon format, et évite les erreurs (tâches orphelines, projet manquant).

Une tâche parente regroupe des sous-tâches. C'est sur les sous-tâches que vit le travail (temps, statut, dates) ; la parente affiche l'avancement global.

4 façons de créer

• Modèle 1-clic : une puce de modèle crée la parente + toutes ses sous-tâches d'un coup.
• Depuis un modèle : « + Nouvelle tâche », puis choisissez un modèle.
• Libre : vous remplissez tout vous-même.
• Projet : créez d'abord le projet, puis rattachez-y la tâche.

Comment bien remplir

• Département puis Service : obligatoire (choisissez le département d'abord).
• Rattachement : à un Projet, ou à un DAO / Dossier FS / Campagne / Opportunité / Activité (Business Dev).
• Sous-tâches : un titre, le temps en heures décimales (ex. 1,5 h = une heure et demie), une priorité (Basse / Moyenne / Haute).

Voir TOUTES mes tâches, par projet et par statut

• La page « Mes tâches » affiche toutes les tâches dont vous êtes responsable (les parentes et les sous-tâches), regroupées par projet. Touchez un projet pour dérouler ses tâches.
• Nouveau : vos projets d'équipe apparaissent aussi. Si votre nom figure sur un projet dans Notion (Chef de mission, Réviseur qualité, Directeur de mission, OM…), vous voyez ce projet et toutes ses tâches — même celles qui ne vous sont pas attribuées, et même celles qui n'ont aucun responsable. Votre rôle est affiché en pastille bleue à côté du projet.
• Les tâches qui ne sont pas les vôtres portent la mention Équipe. Le bouton « Mes tâches seules / Tout le projet », à droite des filtres de statut, permet de basculer entre les deux : utile quand un projet est volumineux.
• Voir tout un projet, même ce qui n'est pas encore chargé. Sous le nom du projet, le bouton « Voir toutes les tâches du projet » va chercher la totalité des tâches du projet, y compris celles qui n'ont aucun responsable et qui n'apparaissaient donc dans la liste de personne. Une fois chargé, le projet affiche « Projet entier affiché », et vous prévient s'il reste des tâches sans responsable.
• Une tâche du projet qui n'est attribuée à personne ? Ouvrez-la et touchez « M'attribuer » : vous en devenez responsable et elle rejoint « Mes tâches seules ». Si elle appartient déjà à quelqu'un, l'appli vous le dit et vous ajoute aux responsables sans retirer personne.
• Filtre par statut en haut : En cours À faire Terminé Bloqué · Tout. Par défaut, vous voyez vos tâches en cours : la liste reste courte. Le petit nombre sur chaque filtre indique combien de tâches il contient.
• Chaque tâche a une couleur sur son bord gauche selon son statut (vert = terminé, bleu = en cours, orange = bloqué, rouge = urgent…).
• Deux mêmes intitulés dans des projets différents ne se confondent plus : le projet est toujours affiché.
• Bascule V3-TACHES / FAMOC (en FAMOC, regroupées par OSC) et bascule Mes tâches / Mes projets (touchez un projet pour n'afficher que ses tâches).
• Les projets se créent dans Notion, plus dans l'appli : ils apparaissent ici automatiquement.

Voir les détails, puis modifier si besoin

• Chaque carte affiche désormais, en lecture seule, l'essentiel : Plan date et temps planifiés, Exéc date et temps réalisés, et l'échéance.
• Touchez une tâche : elle s'ouvre sur un écran « Détails » en lecture seule (statut, priorité, temps, dates, échéance, responsables, commentaire). Pratique quand vous voulez juste consulter, sans rien changer.
• Pour modifier, touchez « ✏️ Modifier » : le formulaire apparaît et permet de changer le titre, le statut, la priorité, le temps planifié, le temps réalisé, les dates (planifiée / d'exécution), l'échéance et le commentaire, puis « Enregistrer ». Le lien « ← Détails » revient à la lecture seule.
• Pour une parente, ses sous-tâches sont listées en dessous : chacune montre ses dates et temps en lecture seule. Touchez une sous-tâche pour ouvrir son détail complet en pop-up (lecture seule) ; le bouton « Modifier » édite tous ses champs.
• Ajouter une sous-tâche à n'importe quelle tâche, même ancienne (depuis le 1er avril) ou déjà terminée : le bouton « + Ajouter une sous-tâche » est toujours là. Si la tâche n'avait pas de sous-tâche, elle en devient la parente.

Statut automatique de la parente

Vous n'avez plus à cocher la parente : quand toutes ses sous-tâches sont terminées, elle passe Terminé toute seule. Et si vous ajoutez une sous-tâche non terminée à une parente déjà terminée, elle repart « En-cours ».

À quoi ça sert

Sur l'accueil, le bloc « Ce que j'ai fait aujourd'hui » enregistre vos heures en quelques secondes, sans ouvrir « Mes tâches ». C'est la façon la plus rapide de tenir vos heures à jour, et celle qui évite d'avoir à tout reconstituer en fin de mois.

Comment faire

1. Touchez une puce de tâche : ce sont vos épingles et vos tâches de la semaine. Une puce marquée (parente) désigne une tâche parente.
2. Saisissez les heures (en heures décimales : 1h30 s'écrit 1,5) et, si besoin, changez la date.
3. Ajoutez un commentaire si vous voulez dire ce que vous avez fait, puis touchez « Enregistrer mon temps ».

Ajouter ou remplacer

Sur une sous-tâche, une case vous laisse choisir : cumuler les heures avec ce qui est déjà saisi, ou remplacer la valeur. Sur une tâche parente, l'appli crée une sous-tâche datée du jour : le temps ne se saisit jamais directement sur une parente, sinon les heures seraient comptées deux fois.

Où le trouver

Sur l'accueil, touchez la tuile « Volume horaire ». Vous y voyez vos heures exécutées sur la semaine, le mois ou l'année, avec la comparaison à la période précédente.

Ce que vous y lisez

• Rythme : vos heures réparties dans le temps. Une barre vide veut dire « aucune heure saisie », pas « aucun travail ».
• Par projet : sur quoi votre temps est réellement passé, et la part de chacun.
• Mes alertes : vos tâches en retard, en blocage, sans date, ou terminées sans temps saisi. Touchez « voir » pour dérouler la liste.

D'où viennent ces heures

De la date d'exécution et du temps réalisé de vos sous-tâches. Une tâche faite mais non datée n'apparaît nulle part : c'est la première chose à vérifier si votre total vous semble trop bas. Les tâches parentes ne sont pas comptées : leur temps vient déjà de leurs sous-tâches.

Deux façons

• Depuis un modèle (recommandé) : un clic crée la tâche parente et toutes ses sous-tâches, déjà nommées, avec leurs temps et leurs priorités. Il existe des modèles pour le DAO, l’assistance mensuelle, l’audit, la revue qualité FAMOC, la formation.
• Tâche libre : quand aucun modèle ne convient. Vous saisissez le titre, puis vous ajoutez les sous-tâches une à une.

Ce qui est obligatoire

Le département et le service sont demandés en premier : sans eux la tâche est refusée. Il faut aussi un rattachement : un projet, ou pour le Business Development un DAO, un dossier, une campagne, une opportunité ou une activité.

Le rattachement et le service sont recopiés automatiquement sur chaque sous-tâche : c’est ce qui évite les sous-tâches « sans projet ».

Ajouter une sous-tâche plus tard

Ouvrez n’importe quelle tâche, même ancienne ou déjà terminée, puis « + Ajouter une sous-tâche ». Si elle n’en avait aucune, elle devient parente.

Et les projets ?

Les projets ne se créent plus dans l’appli : ils se créent dans Notion et apparaissent ensuite tout seuls dans le sélecteur.

À quoi ça sert

Écrire votre tâche en une phrase, comme vous la diriez à voix haute, et laisser l'appli pré-remplir le titre, le projet et le service. Vous gagnez la saisie, pas la relecture.

Comment faire

1. Sur « Nouvelle tâche », dans le champ « Décrire la tâche en une phrase », tapez par exemple : « revue des comptes clients du dossier X, 3 heures aujourd'hui ».
2. Touchez « Pré-remplir avec l'assistant ».
3. L'appli affiche ce qu'elle a compris, et ce qu'il reste à compléter. Choisissez ensuite votre modèle, puis relisez le formulaire avant de créer.

Deux raisons de voir une tâche

• Vous en êtes responsable dans Notion.
• Ou votre nom figure sur le projet dans Notion, à n’importe quel titre : chef de mission, réviseur qualité, directeur de mission, OM, assistant, RH, compta, support IT, BDev. Dans ce cas vous voyez le projet et toutes ses tâches.

La mention « Équipe »

Une tâche marquée Équipe n’est pas la vôtre : elle appartient à un collègue, ou elle n’a encore aucun responsable. Le bouton « Mes tâches seules / Tout le projet », à droite des filtres, bascule entre les deux vues.

Une tâche que j’ai faite n’est à personne

Ouvrez-la et mettez-vous en responsable : elle rejoint « Mes tâches seules » et compte dans votre suivi. C’est la bonne façon de récupérer un travail que vous avez réellement fait.

Je devrais voir un projet et je ne le vois pas

Faites-vous ajouter sur le projet dans Notion, puis touchez Rafraîchir : l’appartenance est remise à jour immédiatement, sans attendre.

Les huit statuts

• A Planifier : créée, pas encore datée.
• Non Démarré : planifiée, pas commencée.
• En-cours : en travail.
• Revue : en attente d’une relecture.
• Blocage : arrêtée par un obstacle. À signaler : c’est suivi en revue hebdomadaire.
• Urgent : à traiter en priorité.
• Terminé et Annulé : les deux statuts de clôture.

La progression d’une tâche parente

Elle ne se saisit pas : c’est le pourcentage de sous-tâches clôturées (Terminé ou Annulé). Pour faire avancer une parente, on met à jour ses sous-tâches.

Le passage automatique en Terminé

Quand toutes les sous-tâches sont clôturées et qu’au moins une est « Terminé », la parente passe seule en « Terminé ». À l’inverse, si vous rouvrez une sous-tâche sous une parente terminée, celle-ci repasse en « En-cours ». Vous n’avez donc jamais à corriger la parente à la main.

Le temps

Le temps planifié est l’estimation, le temps réalisé ce que vous avez passé. Saisissez-les en heures décimales : 1h30 s’écrit 1,5. Ils se saisissent sur les sous-tâches ; la parente en fait la somme toute seule.

Ce que vous recevez

• Quand on attend votre signature (ou votre approbation si vous êtes responsable).
• Quand votre demande est validée, refusée ou annulée.
• Quand votre pointage terrain non prévu est validé ou refusé.
• Quand un collègue vous attribue une tâche.
• Un rappel des tâches en retard, avec la plus ancienne et son nombre de jours.

Vous n'êtes jamais prévenu d'une action que vous venez de faire vous-même, et un rappel ne vous est envoyé qu'une fois par jour : le nouveau message remplace le précédent au lieu de s'empiler.

Comment activer

1. Allez dans Profil → Notifications, touchez « Activer les notifications » et autorisez.
2. Sur iPhone/iPad : ajoutez d'abord l'appli à l'écran d'accueil (bouton Partager → « Sur l'écran d'accueil »), sinon iOS bloque les notifications.

Première connexion

Le RH vous remet un identifiant (prenom.nom) et un mot de passe provisoire. À la première connexion, l'appli vous demande de choisir votre propre mot de passe avant d'accéder au reste.

Mot de passe oublié

Contactez le RH : il réinitialise votre mot de passe (vous recevez un e-mail vous invitant à en choisir un nouveau, jamais le mot de passe lui-même). Toute session ouverte sur un ancien appareil est alors déconnectée.

Mon solde de congés

Vous acquérez 2,5 jours par mois (30 jours/an). Un congé validé est déduit de votre solde ; s'il est refusé ou annulé ensuite, il vous est restitué. Votre solde est visible dans l'appli.

Choisir l'affichage

Dans Profil → Apparence, trois choix : Clair (par défaut), Sombre, et Automatique qui suit le réglage de votre téléphone. Le choix est gardé sur cet appareil : vous pouvez avoir le mode sombre sur votre téléphone et le mode clair sur l'ordinateur.

Revoir la présentation de bienvenue

Les écrans de bienvenue ne s'affichent qu'à la première ouverture. Pour les relire : Profil → « Revoir la présentation ».